1.เมื่อผู้มีอำนาจลงนามในหนังสือเชิญประชุมแล้ว ขอให้ยื่นหนังสือเชิญประชุมที่ กลุ่มงานอำนวยการ สำนักงานจังหวัดชลบุรี เพื่อแจ้งนายช่างไฟฟ้าเตรียมอุปกรณ์ และห้องประชุมต่อไป
2.ในกรณีมีการประชุมวีดิทัศน์ทางไกล (Video Conference) เร่งด่วน ต้องยกเลิกการจองห้องประชุมโดยอัตโนมัติ
3.ในกรณีที่ท่านยกเลิกการจองห้องประชุม กรุณาไปที่เมนู "รายการจองห้องประชุม" และกดปุ่ม "ยกเลิกการจอง" ด้วย เพื่อให้ผู้อื่นที่ต้องการใช้ห้องประชุม สามารถจองห้องประชุมได้ต่อไป
4.เมื่อเลิกใช้ห้องประชุมแล้ว ให้ปิดอุปกรณ์ และระบบไฟฟ้าทุกชนิด สำหรับเครื่องโปรเจคเตอร์ ให้ปิดหลอดภาพก่อน ซึ่งสามารถปิดด้วยรีโมทคอนโทรล หรือ ที่ตัวเครื่องก็ได้ รอประมาณ 5 นาที ให้พัดลมที่ตัวเครื่องหยุดหมุน จึงจะสามารถปิดสวิทซ์เครื่อง หรือ ปิดที่เบรกเกอร์บนผนังห้อง
5.ห้ามแตะต้องอุปกรณ์บางประเภทในห้องประชุมก่อนได้รับอนุญาต
6.สามารถเปิดไฟฟ้า และเครื่องปรับอากาศ ก่อนเริ่มประชุม 15 นาที
7.ปิดไฟฟ้า และเครื่องปรับอากาศ ในระหว่างเวลา 12.00-13.00 น. และเมื่อเลิกประชุม
8.ห้ามนำอาหาร และเครื่องดื่ม เข้ามารับประทานในห้องประชุม โดยไม่ได้รับอนุญาต
9.ค่าห้องประชุม ณ เวลานี้ยังไม่มีการเก็บค่าธรรมเนียม แต่ในอนาคตอันใกล้นี้ จะคิดค่าบริการในการขอใช้ห้องประชุม
10. กรุณางดใช้ภาชนะพลาสติก และโฟม โปรดใช้ภาชนะบรรจุอาหารที่สามารถใช้ซ้ำได้ หรือ ใช้วัสดุที่ย่อยสลายได้บรรจุอาหารแทน เพื่อลดขยะพลาสติก
11.ให้หน่วยงานที่ใช้งานห้องประชุม จัดเตรียมเจลแอลกอฮอล์ล้างมือ หน้ากากอนามัย และที่วัดอุณหภูมิ ไว้ให้บริการคัดกรองผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อปฏิบัติตามมาตรการป้องกันการแพร่กระจายของเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (COVID-19) โดยเคร่งครัด
